دورة ضبط الوثائق وإدارة السجلات

لماذا هذه الدورة

تحتاج المؤسسات في بيئة العمل القائمة على المعلومات إلى إدارة البيانات والسجلات والوثائق بدقة واتساق وامتثال. وتمنح دورة ضبط الوثائق وإدارة السجلات المشاركين مهارات عملية ورؤية استراتيجية لإدارة أصول المعلومات المؤسسية بكفاءة.

يتناول البرنامج الممارسات المعتمدة في ضبط الوثائق ومدد حفظ السجلات والامتثال والتحول الرقمي، ويمزج المعايير الدولية بالتطبيقات ودراسات الحالات لتصميم نظم قوية للوثائق والسجلات وتنفيذها وصيانتها. ويقدم البرنامج بلاك بيرد للتدريب.

ما الذي ستتعلمه وتطبقه

عند إتمام البرنامج سيتمكن المشاركون من:

• فهم المبادئ والأطر الرئيسة لضبط الوثائق وإدارة السجلات.
• تصميم عمليات فعالة لإدارة دورة حياة الوثائق وتنفيذها.
• ضمان الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية والمؤسسية.
• استخدام المنصات الرقمية والنظم المؤسسية لإدارة المعلومات بكفاءة.
• تطبيق الممارسات المعتمدة لتنظيم السجلات وتأمينها واسترجاعها.

مسار البرنامج

اليوم 1: أسس ضبط الوثائق وإدارة السجلات

• مقدمة في مبادئ ضبط الوثائق وإدارة السجلات.
• البيئة التنظيمية والمعايير الدولية ومتطلبات الامتثال.
• دورة حياة الوثيقة من الإنشاء والاعتماد إلى التخزين والأرشفة.
• الأدوار والمسؤوليات في حوكمة المعلومات.

اليوم 2: عمليات ضبط الوثائق

• مسارات إنشاء الوثائق ومراجعتها واعتمادها.
• ضبط الإصدارات وإدارة التغيير وإمكانية تتبع الوثائق.
• قواعد التسمية والبيانات الوصفية ونظم التصنيف.
• بروتوكولات توزيع الوثائق وضوابط الوصول.

اليوم 3: استراتيجيات إدارة السجلات

• خطط تصنيف السجلات وجداول مدد الحفظ.
• الإدارة الفعالة للسجلات الورقية والإلكترونية.
• الحفظ القانوني والتدقيق وعمليات الاكتشاف الإلكتروني.
• التخلص الآمن والمتوافق من السجلات وإتلافها.

اليوم 4: الأدوات والنظم الرقمية

• نظم إدارة الوثائق DMS ووظائفها.
• نظم إدارة السجلات الإلكترونية ERMS وتكاملها.
• الحلول السحابية والهجينة لضبط الوثائق.
• الاستفادة من منصات إدارة المحتوى المؤسسي ECM.

اليوم 5: التنفيذ والتحسين المستمر

• تطوير السياسات والإجراءات وأطر الحوكمة وتوثيقها.
• التدريب وتبني المستخدمين واستراتيجيات إدارة التغيير.
• التدقيق الداخلي وضبط الجودة وقياس الأداء.
• الاتجاهات الناشئة في الأتمتة والذكاء الاصطناعي والتحول الرقمي لإدارة السجلات.

الأثر على المشارك

• اكتساب الخبرة في تصميم نظام متوافق لضبط الوثائق وتنفيذه.
• تحسين كفاءة ودقة تداول الوثائق واسترجاعها.
• تعزيز المعرفة بمتطلبات الامتثال والتدقيق وأمن البيانات.
• دعم المسار المهني في حوكمة المعلومات أو الامتثال أو الإدارة.

الأثر على المؤسسة

• إرساء عمليات متسقة وشفافة لإدارة الوثائق.
• ضمان الامتثال وتقليل مخاطر حفظ البيانات وخصوصيتها.
• تحسين كفاءة العمليات من خلال مسارات عمل موحدة للوثائق.
• دعم مبادرات التحول الرقمي وإدارة المعرفة.

منهجية التدريب

يجمع البرنامج بين الأطر النظرية والتطبيق من خلال:

• ورش تفاعلية عن دورة حياة الوثائق والنظم الرقمية.
• دراسات حالات من قطاعات الطاقة والإنشاءات والرعاية الصحية.
• مشروعات جماعية لتطوير إجراءات ضبط الوثائق.
• عروض عملية لأدوات DMS وERMS وتكاملاتها.

ما بعد الدورة

يصبح المشاركون قادرين على تطوير نظم ضبط الوثائق وإدارة السجلات وتنفيذها واستدامتها بما يعزز الدقة والامتثال وكفاءة العمليات.

يخرج المشاركون بقدرة مهنية على إدارة المعرفة المؤسسية المهمة في البيئات الرقمية والورقية.