دورة حفظ الوثائق والبيانات وأرشفتها إلكترونيا

لماذا هذه الدورة

تتناول دورة حفظ الوثائق والبيانات وأرشفتها إلكترونيا الانتقال من الإدارة الورقية إلى الرقمية لتحقيق الكفاءة وسهولة الوصول والحفظ طويل المدى. يمتد البرنامج 5 أيام لتطوير مهارات الرقمنة وتنفيذ EDMS وبناء أرشيف مستدام وتحسين الأمن وسير العمل، وتقدمه بلاك بيرد للتدريب.

ما الذي ستتعلمه وتتدرب عليه

• فهم فوائد إدارة الوثائق الإلكترونية وتحدياتها ومتطلبات امتثالها.
• تطبيق الممارسات المعتمدة لرقمنة السجلات الورقية بجودة عالية.
• إنشاء البيانات الوصفية وإدارتها لأرشيف منظم وقابل للبحث.
• اختيار صيغ الملفات وحلول التخزين وضوابط الوصول المناسبة.
• تطوير استراتيجيات للحفظ طويل المدى وإدارة التقادم التقني.

مسار الدورة

اليوم 1: مدخل إلى إدارة الوثائق الإلكترونية

• نظرة عامة إلى EDMS والأرشفة الرقمية.
• فوائد وتحديات الانتقال من الورق إلى النظام الرقمي.
• الاعتبارات القانونية ومتطلبات الامتثال.
• تقييم احتياجات المؤسسة وتخطيط الانتقال.

اليوم 2: الرقمنة والمسح الضوئي

• إعداد الوثائق والتعامل معها.
• اختيار أجهزة وبرامج المسح.
• جودة الصور ودقتها ومعاييرها.
• تقنيات التعرف الضوئي على الحروف OCR.

اليوم 3: البيانات الوصفية وإدارة الملفات

• معايير البيانات الوصفية والممارسات المعتمدة.
• إنشاء البيانات الوصفية للأرشيف الرقمي وإدارتها.
• قواعد تسمية الملفات وتنظيمها.
• اختيار صيغ الملفات للحفظ طويل المدى.

اليوم 4: التخزين والوصول

• خيارات التخزين المحلي والسحابي والهجين.
• تنفيذ ضوابط الوصول وتدابير الأمن.
• النسخ الاحتياطي والتخطيط للتعافي من الكوارث.
• ضمان قابلية البحث والاسترجاع الفعال للسجلات.

اليوم 5: الحفظ الرقمي طويل المدى

• تحديات الحفظ الرقمي واستراتيجياته.
• ترحيل صيغ الملفات وتقنيات المحاكاة.
• مراقبة التقادم التقني وإدارته.
• تطوير برنامج مستدام للحفظ الرقمي.

الأثر الفردي

يعود المشاركون ومعهم:

• القدرة على تطوير خطة استراتيجية للانتقال إلى إدارة الوثائق الإلكترونية.
• مهارات عملية لتنفيذ سير عمل رقمنة السجلات الورقية.
• معرفة لاختيار حلول التخزين والوصول ونشرها.
• كفاءة في تصميم استراتيجية حفظ رقمي طويلة المدى.

الأثر المؤسسي

تستفيد المؤسسات من:

• تحسين كفاءة إدارة الوثائق والبيانات وسهولة الوصول إليها.
• تعزيز الأمن والامتثال والحد من مخاطر السجلات الرقمية.
• ممارسات حفظ مستدامة تحمي المعلومات المهمة.
• فرق قادرة على إدارة الأرشيف الإلكتروني وتحسينه.

منهجية التدريب

• محاضرات تفاعلية وتمارين قائمة على السيناريوهات.
• ورش للرقمنة وإنشاء البيانات الوصفية وحلول التخزين.
• دراسات حالة لانتقالات ناجحة إلى إدارة الوثائق الإلكترونية.
• تمارين عملية لتخطيط الحفظ الرقمي طويل المدى.

ما بعد الدورة

بنهاية البرنامج يصبح المشاركون مستعدين ل:

• قيادة الانتقال من النظم الورقية إلى الرقمية.
• تنفيذ مسارات عمل فعالة للرقمنة والبيانات الوصفية والتخزين.
• ضمان حفظ السجلات الإلكترونية بأمان وامتثال واستدامة.
• تحسين الوصول إلى الأرشيف الرقمي واسترجاعه لدعم الأداء.