دورة البروتوكول وإدارة الفعاليات وإتقان الإتيكيت والتنفيذ

لماذا هذه الدورة

يتطلب البروتوكول وإدارة الفعاليات توازنا قويا بين التخطيط والمهنية والإتيكيت والتنسيق والانتباه للتفاصيل. ولا يقاس نجاح الفعالية بتنظيمها فقط، بل أيضا بكيفية استقبال الضيوف وكبار الشخصيات وأصحاب المصلحة والمشاركين الدوليين وإدارتهم ودعمهم طوال التجربة.

يزود هذا البرنامج المكثف الممتد خمسة أيام المشاركين بالمهارات العملية لتخطيط الفعاليات وتنظيمها وتنفيذها وتقييمها مع تطبيق معايير البروتوكول والإتيكيت المهني. ويغطي التخطيط وأصحاب المصلحة والموازنات والمواقع وكبار الشخصيات والإتيكيت بين الثقافات والأزمات والخدمات اللوجستية والمخاطر والتقييم لدى بلاك بيرد للتدريب.

ما ستتعلمه وتطبقه

بالانضمام إلى هذا البرنامج، ستتمكن من:

• فهم مبادئ البروتوكول والإتيكيت المهني.
• تطبيق مبادئ إدارة الفعاليات على أنواع مختلفة منها.
• تخطيط فعاليات متنوعة الأحجام والصيغ وتنظيمها وتنفيذها.
• تحديد الأهداف والمفاهيم والموازنات ومتطلبات الموارد.
• إدارة أصحاب المصلحة والضيوف وكبار الشخصيات والوفود والفرق بفاعلية.
• تطبيق استراتيجيات التواصل في الفعاليات الرسمية رفيعة المستوى.
• استخدام الإتيكيت بين الثقافات في الفعاليات الدولية.
• إدارة الخدمات اللوجستية ومتطلبات المواقع واحتياجات الإنتاج التقني.
• إجراء تقييمات للمخاطر وإعداد خطط الطوارئ.
• تطبيق إدارة الأزمات وتقنيات حل المشكلات ميدانيا.
• قياس نجاح الفعالية والعائد على الاستثمار والتغذية الراجعة وفرص التحسين.
• إعداد تقارير ما بعد الفعالية وخطط التحسين المستمر.

مسار البرنامج

اليوم 1: أسس البروتوكول وإدارة الفعاليات

• فهم أساسيات البروتوكول والإتيكيت المهني.
• استكشاف المبادئ الرئيسية لإدارة الفعاليات.
• تحديد أنواع الفعاليات المختلفة ومتطلباتها الخاصة.
• فهم أدوار أصحاب المصلحة الرئيسيين وتوقعاتهم.
• بناء نهج منظم للتخطيط بمهنية ووعي بالبروتوكول.

اليوم 2: تخطيط الفعاليات وتصميمها

• تطوير مفاهيم تتسق مع الأهداف وتوقعات الجمهور.
• تحديد أهداف واضحة ومعايير نجاح وأولويات للتخطيط.
• إعداد موازنات عملية وتخصيص الموارد بفاعلية.
• اختيار المواقع وإدارتها وفقا للاحتياجات وملفات الضيوف.
• تطوير استراتيجيات للتسويق والترويج تدعم الحضور والظهور.

اليوم 3: البروتوكول وإدارة كبار الشخصيات

• تطبيق معايير البروتوكول في الفعاليات الرسمية والمؤسسية والحكومية والدولية.
• إدارة كبار الشخصيات والوفود والمتحدثين والضيوف المميزين بمهنية.
• تصميم ترتيبات الجلوس والاستقبال والتقديم والتسلسلات الرسمية.
• تطبيق الإتيكيت بين الثقافات في البيئات الدولية ومتعددة الثقافات.
• استخدام إدارة الأزمات وتسوية النزاعات في المواقف الحساسة.

اليوم 4: تنفيذ الفعاليات وخدماتها اللوجستية

• تنسيق أنشطة يوم الفعالية والفرق والجداول والمسؤوليات.
• إدارة التسجيل وحركة الضيوف والضيافة والتواصل الميداني.
• فهم الجوانب التقنية للإنتاج، بما فيها الاحتياجات السمعية والبصرية والمنصة.
• إجراء تقييمات للمخاطر وإعداد خطط الطوارئ.
• تطبيق تقنيات عملية لحل المشكلات أثناء العمليات المباشرة.

اليوم 5: إدارة ما بعد الفعالية وتقييمها

• إجراء مراجعات ما بعد الفعالية وجلسات استخلاص منظمة.
• قياس النجاح بمؤشرات واضحة واعتبارات العائد على الاستثمار.
• جمع التغذية الراجعة من المشاركين وأصحاب المصلحة والرعاة والفرق الداخلية.
• تحليل الأداء وتحديد الدروس المستفادة.
• إعداد تقارير واستراتيجيات تحسين للفعاليات المستقبلية.

الأثر على الفرد

• بناء الثقة في إدارة الفعاليات الرسمية والمهنية.
• تعزيز مهارات البروتوكول والإتيكيت وإدارة كبار الشخصيات والتواصل مع أصحاب المصلحة.
• تحسين قدرات التخطيط والخدمات اللوجستية والتنسيق وحل المشكلات ميدانيا.
• اكتساب أدوات عملية لإدارة المخاطر وتخطيط الطوارئ.
• تطوير قدرة أقوى على تقييم الفعاليات والتحسين المستمر.

الأثر على العمل

• تحسين مهنية الفعاليات المؤسسية وجودتها.
• تعزيز تجربة الضيوف وإدارة كبار الشخصيات ورضا أصحاب المصلحة.
• تقليل المخاطر عبر تخطيط وبروتوكول وتنسيق أفضل.
• تعزيز سمعة المؤسسة بفعاليات رسمية جيدة التنفيذ.
• دعم التعلم والتقارير والتحسين المستقبلي بعد الفعاليات.

منهجية التدريب

يجمع البرنامج بين معرفة البروتوكول والتطبيق العملي لإدارة الفعاليات من خلال:

• دراسات حالة واقعية في إدارة الفعاليات.
• تمارين لسيناريوهات البروتوكول والإتيكيت.
• أنشطة لتخطيط الفعاليات وموازناتها واختيار مواقعها.
• محاكاة إدارة كبار الشخصيات والتواصل بين الثقافات.
• ورش تقييم المخاطر وتخطيط الطوارئ.
• ممارسة تقييم ما بعد الفعالية وإعداد التقارير.

ما بعد الدورة

عند الإكمال، سيتمكن المشاركون من:

• إعداد خطة متكاملة لإدارة الفعاليات.
• تطوير دليل بروتوكول لكبار الشخصيات في الفعاليات الرسمية والمهنية.
• تصميم تقييمات لمخاطر الفعاليات وخطط للطوارئ.
• إدارة الخدمات اللوجستية وترتيبات البروتوكول والتنسيق الميداني.
• تطبيق الإتيكيت بين الثقافات وممارسات التواصل المهني.
• إنتاج تقارير تقييم ما بعد الفعالية باستراتيجيات عملية للتحسين.