دورة إتقان ضبط الوثائق وإدارة السجلات

لماذا هذه الدورة؟

تضمن الإدارة المنضبطة للوثائق والسجلات الدقة والتتبع والوصول والامتثال وحماية المعلومات. تغطي الدورة دورة الحياة والضبط والاحتفاظ والحلول الرقمية والتنفيذ المستدام. تقدم بلاك بيرد للتدريب قوالب وورش لبناء خطة مؤسسية مخصصة.

مسار البرنامج

اليوم 1: أسس ضبط الوثائق والسجلات

• المفاهيم الأساسية.
• الفرق بين الوثائق والسجلات.
• دورات الحياة.
• الدقة والتتبع والوصول والمساءلة.
• المشهد التنظيمي ومتطلبات الامتثال.
• الأدوار والمسؤوليات.
• تقييم التحديات الحالية.

اليوم 2: عمليات ضبط الوثائق

• الإنشاء والمراجعة والاعتماد والإصدار.
• التحكم في النسخ وسجل المراجعات والتغيير.
• التوزيع والتحكم في الوصول.
• النسخ الخاضعة وغير الخاضعة للضبط.
• البيانات الوصفية والفهرسة.
• الترقيم والتسمية والتصنيف.
• تصميم سير ضبط وعملية نسخ.

اليوم 3: استراتيجيات إدارة السجلات

• التصنيف وجداول الاحتفاظ.
• أنواع السجلات والملكية ومتطلبات الاحتفاظ.
• التخزين المادي والإلكتروني.
• الاسترجاع والتتبع والتصرف والإتلاف.
• الحجز القانوني ومسارات التدقيق وحفظ الأدلة.
• التعافي واستمرارية الأعمال.
• جدول احتفاظ وتصرف متوافق.

اليوم 4: الحلول الرقمية وأمن المعلومات

• أنظمة EDMS وخصائصها.
• التخزين السحابي وأدوات التعاون.
• اختيار الحلول للاحتياجات.
• حماية البيانات وأمن المعلومات.
• الصلاحيات والسرية والنسخ الاحتياطي والتعافي.
• التوقيعات الرقمية والمصادقة.
• استراتيجية الانتقال إلى نظام رقمي.

اليوم 5: التنفيذ والتحسين المستمر

• استراتيجية ضبط وإدارة.
• السياسات والإجراءات والمسؤوليات والحوكمة.
• إدارة التغيير وتدريب الموظفين.
• التدقيق ومراقبة الامتثال.
• قياس الفاعلية وتبني المستخدمين.
• منهجيات التحسين المستمر.
• خطة مخصصة.

المكاسب العملية للمشاركين

• فهم أقوى للممارسات.
• تصميم سير وضوابط واحتفاظ.
• الثقة في الامتثال والإصدارات والأمن.
• أدوات للتنظيم والحماية والاسترجاع.
• دعم التحول الرقمي.
• خطة قابلة للتطبيق.

الأثر على المؤسسة

• دقة ووصول وتتبع أفضل.
• خفض مخاطر الامتثال وجاهزية التدقيق.
• تقليل ارتباك النسخ والتكرار وسوء الاستخدام.
• كفاءة أفضل للتخزين والاسترجاع والسير.
• تعزيز الحماية والسرية والاستمرارية.
• ثقافة معلومات آمنة ومنضبطة ورقمية.

منهجية التدريب

• نقاشات وحالات.
• خرائط دورة الحياة وسير العمل.
• ورش النسخ والتغيير.
• أنشطة التصنيف والاحتفاظ.
• مراجعة EDMS.
• سيناريوهات الأمن والامتثال.
• عمل جماعي وخطط تنفيذ.

ما بعد الدورة

• إنشاء خطة مخصصة.
• تنفيذ التحكم في النسخ والتغيير.
• تطوير جداول احتفاظ وتصرف.
• تحسين الوصول والتخزين والاسترجاع والأمن.
• دعم الانتقال الرقمي.
• تعزيز الكفاءة بالحوكمة.