دورة الأرشفة الإلكترونية وحفظ الوثائق

لماذا هذه الدورة

تتناول دورة حفظ الوثائق والبيانات وأرشفتها إلكترونيا الانتقال من الإدارة الورقية إلى الرقمية لتحقيق الكفاءة وسهولة الوصول والحفظ طويل المدى. يمتد البرنامج 5 أيام لتطوير مهارات الرقمنة وتنفيذ EDMS وبناء أرشيف مستدام وتحسين الأمن وسير العمل، وتقدمه بلاك بيرد للتدريب.

ما الذي ستتعلمه وتتدرب عليه

• فهم فوائد إدارة الوثائق الإلكترونية وتحدياتها ومتطلبات امتثالها.
• تطبيق الممارسات المعتمدة لرقمنة السجلات الورقية بجودة عالية.
• إنشاء البيانات الوصفية وإدارتها لأرشيف منظم وقابل للبحث.
• اختيار صيغ الملفات وحلول التخزين وضوابط الوصول المناسبة.
• تطوير استراتيجيات للحفظ طويل المدى وإدارة التقادم التقني.

مسار الدورة

اليوم 1: مدخل إلى إدارة الوثائق الإلكترونية

• نظرة عامة إلى EDMS والأرشفة الرقمية.
• فوائد وتحديات الانتقال من الورق إلى النظام الرقمي.
• الاعتبارات القانونية ومتطلبات الامتثال.
• تقييم احتياجات المؤسسة وتخطيط الانتقال.

اليوم 2: الرقمنة والمسح الضوئي

• إعداد الوثائق والتعامل معها.
• اختيار أجهزة وبرامج المسح.
• جودة الصور ودقتها ومعاييرها.
• تقنيات التعرف الضوئي على الحروف OCR.

اليوم 3: البيانات الوصفية وإدارة الملفات

• معايير البيانات الوصفية والممارسات المعتمدة.
• إنشاء البيانات الوصفية للأرشيف الرقمي وإدارتها.
• قواعد تسمية الملفات وتنظيمها.
• اختيار صيغ الملفات للحفظ طويل المدى.

اليوم 4: التخزين والوصول

• خيارات التخزين المحلي والسحابي والهجين.
• تنفيذ ضوابط الوصول وتدابير الأمن.
• النسخ الاحتياطي والتخطيط للتعافي من الكوارث.
• ضمان قابلية البحث والاسترجاع الفعال للسجلات.

اليوم 5: الحفظ الرقمي طويل المدى

• تحديات الحفظ الرقمي واستراتيجياته.
• ترحيل صيغ الملفات وتقنيات المحاكاة.
• مراقبة التقادم التقني وإدارته.
• تطوير برنامج مستدام للحفظ الرقمي.

الأثر الفردي

يعود المشاركون ومعهم:

• القدرة على تطوير خطة استراتيجية للانتقال إلى إدارة الوثائق الإلكترونية.
• مهارات عملية لتنفيذ سير عمل رقمنة السجلات الورقية.
• معرفة لاختيار حلول التخزين والوصول ونشرها.
• كفاءة في تصميم استراتيجية حفظ رقمي طويلة المدى.

الأثر المؤسسي

تستفيد المؤسسات من:

• تحسين كفاءة إدارة الوثائق والبيانات وسهولة الوصول إليها.
• تعزيز الأمن والامتثال والحد من مخاطر السجلات الرقمية.
• ممارسات حفظ مستدامة تحمي المعلومات المهمة.
• فرق قادرة على إدارة الأرشيف الإلكتروني وتحسينه.

منهجية التدريب

• محاضرات تفاعلية وتمارين قائمة على السيناريوهات.
• ورش للرقمنة وإنشاء البيانات الوصفية وحلول التخزين.
• دراسات حالة لانتقالات ناجحة إلى إدارة الوثائق الإلكترونية.
• تمارين عملية لتخطيط الحفظ الرقمي طويل المدى.

ما بعد الدورة

بنهاية البرنامج يصبح المشاركون مستعدين ل:

• قيادة الانتقال من النظم الورقية إلى الرقمية.
• تنفيذ مسارات عمل فعالة للرقمنة والبيانات الوصفية والتخزين.
• ضمان حفظ السجلات الإلكترونية بأمان وامتثال واستدامة.
• تحسين الوصول إلى الأرشيف الرقمي واسترجاعه لدعم الأداء.